Bartók Szandra, a Niveus Payroll szakmai vezetőjének összefoglalója
Mit jelent jogilag a távmunkavégzés és a hibrid munkarend, és milyen különbségek vannak közöttük?
A távmunkavégzés a munkáltató telephelyétől elkülönült helyen, jellemzően otthonról végzett munka, amelyet tipikusan informatikai eszközzel látnak el. A hibrid munkarend a távmunka és a helyszíni munka kombinációja, amelyben a munkavállaló bizonyos napokon az irodában, máskor otthon dolgozik.
A távmunkavégzés jogi kategória, a Munka Törvénykönyvében (Mt.) szereplő atipikus foglalkoztatási forma. 2022. június 1-től kikerült a szövegezésből, hogy kizárólag informatikai eszközzel végzett tevékenység minősülhet távmunkának, tehát már nem minősítő jellemzője ennek a jogi kategóriának. Az eseti jelleggel home office-ból végzett munka vagy a heti szinten hibrid módon végzett munka nem jogi kategória - ilyen (alap)fogalmakat hatályos jogszabályok nem alkalmaznak, nem szabályoznak. A „home office” a gyakorlatban munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatásnak minősül munkáltatói engedély alapján.
A Munka Törvénykönyvében szereplő távmunkavégzés esetén a munkavállaló nem feltétlenül végzi a munkát 100%-ban a munkáltató székhelyén vagy telephelyén kívül: a munkaidő egy részében és akár egészében is megállapodhatnak erről a felek. Így akár a „home office rendszerben történő munkavégzés” is távmunkavégzéses szerződéssé alakulhat át a felek megállapodása által. A távmunkavégzés kereteit és feltételeit a felek a munkaszerződésben rögzítik.
Milyen költségtérítések járnak a munkavállalónak távmunka vagy hibrid munkavégzés esetén?
A munkáltató adómentesen költségtérítést fizethet a munkavégzéshez kapcsolódó rezsi- és eszközköltségekre. Ez történhet átalány formájában vagy tételes elszámolás alapján.
Mindenképpen távmunkavégzést rögzítő munkaszerződés szükséges az adómentesen adható költségtérítések esetében. A tételes költségtérítés mindenképpen jár, míg az igazolás nélkül adható átalány a felek megállapodásán múlik és a jogcím feltételezi, hogy tételes elszámolás egyúttal nem történik a munkavállaló részére.
Mekkora az adómentes rezsi-átalány 2026-ban, és milyen költségekre alkalmazható?
2026-ban az adómentes rezsiátalány havi összege legfeljebb a minimálbér 10%-a lehet. Ez fedezheti az otthoni munkavégzés során felmerülő rezsiköltségeket (pl. internet, fűtés, villany).
Hogyan működik a tételes költségelszámolás, és mikor választható az átalány helyett?
Tételes elszámolásnál a munkavállaló bizonylatokkal igazolja a ténylegesen felmerült költségeket. Akkor érdemes választani, ha az igazolt kiadások meghaladják a 10%-os átalányt.
Hogyan kell arányosítani a költségtérítést, ha valaki csak részben dolgozik otthonról?
A költségtérítést arányosan kell megállapítani a távmunkában töltött napok arányában. Például heti két otthoni munkanap esetén a havi átalány 40%-a fizethető.
Milyen dokumentációt kell vezetni a munkavállalónak és a munkáltatónak a költségtérítéshez?
Szükséges a munkaszerződés és szabályzat megfogalmazása is ajánlott, amely rögzíti a távmunka feltételeit és a térítés módját. Emellett nyilvántartást is javasolt vezetni a távmunkában töltött napokról és esetleges bizonylatokról.
Munkaszerződés tehát mindenképpen kell. Ha a távmunkaszerződés alkalmazása során a felek a munkaidő teljes egészében távmunkavégzésben és kötetlen munkarendben állapodnak meg, akkor nem kötelező a távmunkanapokról nyilvántartás vezetni, de erősen ajánlott. A távollétekről viszont minden esetben szükséges a nyilvántartás (például fizetett szabadság), hiszen az Mt. szerint az még kötetlen munkarend esetében is kötelező és a havi átalányt a távollétek arányában is csökkenteni szükséges.
Milyen kockázatok merülhetnek fel, ha a munkáltató a 10%-os átalányt meghaladó összeget fizet ki?
A meghaladó rész a munkavállaló jövedelmének minősül, így adó- és járulékfizetési kötelezettség keletkezik. Emellett egy esetleges NAV-ellenőrzés során bírság is kiszabható adómentes elszámolás esetében.
Hogyan biztosítható, hogy a költségtérítés átlátható és vitamentes legyen?
A legjobb megoldás egy egyértelmű, írásos szabályzat és szerződésmódosítás, amely rögzíti a számítás módját és az arányosítást. Célszerű havi nyilvántartást vezetni a munkanapokról.
Milyen változtatásokra lehet szükség a munkaszerződésben vagy belső szabályzatban a távmunkához?
Rögzíteni kell a munkavégzés helyét, módját, az eszközhasználatot, a munkarendet és a költségtérítés formáját. Hibrid munkánál a jelenléti és otthoni napok rendjét is érdemes meghatározni.
Milyen praktikus tippeket érdemes követni a munkavállalónak, hogy a távmunka költségtérítését helyesen kapja meg?
Mindig kérjen írásos megállapodást a munkáltatótól a költségtérítésről. Őrizze meg a számlákat, vezessen nyilvántartást a home office napokról, és ellenőrizze, hogy a kifizetés arányos és szabályos.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdése van, forduljon bizalommal szakértő kollégánkhoz!
