A Niveus Payroll szakértői csapata a bérszámfejtési szolgáltatás kiszervezését nem pusztán operatív feladatként, hanem átgondolt, biztonságos átállási folyamatként kezeli. Ügyfeleink számára ezért a payroll szolgáltatás részeként olyan bevált megoldásokat is alkalmazunk, amelyek garantálják az indulás előtti szakmai bizonyosságot és a kockázatok minimalizálását. Ennek egyik kulcseleme a parallel payroll, amelyről az alábbi cikkben részletesen is bemutatjuk, miért elengedhetetlen része egy sikeres bevezetésnek.
A bérszámfejtési szolgáltatás bevezetése nem egyszerű átadás-átvétel, hanem egy komplex implementációs projekt, amely több szervezeten átívelő együttműködést és precíz feladatkoordinációt igényel. Ennek a projektnek az a célja, hogy kialakítsuk és validáljuk az új működési kereteket, és már a szolgáltatás indulása előtt olyan minőséget érjünk el, amelyre ügyfeleink hosszú távon biztonsággal támaszkodhatnak.
Az implementáció kulcslépései között kiemelten fontos a követelmények pontosítása, a résztvevő felhasználók bevonása, a jogszabályi megfelelés biztosítása, az adatbiztonság ellenőrzése és a bérszámfejtési dokumentumok teljeskörű áttekintése. A projekt során mérföldkövek mentén haladunk, a feladatokat és felelősségeket pedig átlátható stakeholder-mátrix támogatja. A kockázatokat folyamatosan értékeljük, külön figyelmet fordítva a projekt közben érkező új igényekre.
A sikeres implementáció két alappillére az adatmigráció és a parallel payroll. Míg az adatmigráció biztosítja az induló adatbázis pontosságát, a parallel payroll teremti meg azt a szakmai bizonyosságot, amelyre ügyfeleink a szolgáltatás indulásakor számíthatnak.
Miért fontos a parallel payroll a bevezetési szakaszban?
A parallel payroll (párhuzamos bérszámfejtés) olyan tesztelési módszer, amely során az új szolgáltató által előállított bérszámfejtési eredményeket összevetjük a meglévő, éles rendszer adataival. Ezáltal lehetővé válik, hogy összehasonlítsuk a megállapított bruttó béreket, levonásokat, adókat, járulékokat, valamint feltárjuk az esetleges eltéréseket még az éles indulás előtt.
Ez a módszer különösen fontos akkor, amikor egy már működő szervezet vált szolgáltatót – hiszen a cél az, hogy az átállás hibamentes, átlátható és stresszmentes legyen az ügyfél számára.
A párhuzamos bérszámfejtés folyamata
A parallel payroll megkezdéséhez minden beállítást és migrált adatot véglegesíteni kell a bérszámfejtési szoftverben. A megvalósító csapat ezt követően jelzi, hogy készen állunk a tesztciklus indítására. A kiválasztott bérszámfejtési ciklus eredményeit előállítjuk, majd a teljes dokumentációt – bérjegyzékeket, tételes analitikát, számfejtett jelenlét jogcímes kimutatást, az utalási listákat, szabadságkimutatásokat, főkönyvi feladásokat – átadjuk az ügyfélnek.
Eltérés esetén a szolgáltatás átvétele vagy implementációja során minden esetben átvilágítjuk ügyfeleink szakmai paramétereit és folyamatait, tehát szakmai alapukon nyugvó, jogszabályi megfelelőséget vizsgáló összehasonlítást végzünk.
A folyamat része lehet továbbá a jól ismert „penny test”, amely a bankszámla-adatok tesztelésével biztosítja, hogy a bérszámfejtési szolgáltatás éles indításakor a kifizetések hibátlanul megtörténjenek.
A szakmailag megalapozott, projektalapon működtetett implementációs szakasz és a parallel payroll együtt teremti meg azt a minőségi garanciát, amelyre bérszámfejtési szolgáltatásunk hosszú távon épül.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban kérdése van, forduljon bizalommal szakértő kollégánkhoz!
