Bérszámfejtés és könyvelés 2027-től | Niveus

Ha vállalata 2027-től új bérszámfejtési vagy könyvelési szolgáltatóval szeretne dolgozni, vagy a jelenleg házon belül végzett feladatokat szervezné ki, érdemes már ősszel elindítani a tendereztetést. Az időben megkezdett előkészítés teret ad az igények felmérésének, a megfelelő partner kiválasztásának és az átállás ellenőrzött lebonyolításának. A bérszámfejtésnél célszerű decemberre, lehetőség szerint már korábbra párhuzamos számfejtést tervezni.

Miért érdemes már most elindulni?

A váltás gondolata gyakran akkor merül fel, amikor a vállalat kinövi a jelenlegi szolgáltatási kereteket, több szakmai támogatást igényel, vagy a belső csapat kapacitása egyre nehezebben tart lépést a feladatokkal. Egy rendszeres tender ugyanakkor arra is lehetőséget ad, hogy a vezetés áttekintse a szolgáltatás tartalmát, minőségét és költségeit.

Az ajánlatkérés mellett időt kell hagyni az adatok és a folyamatok átadására is. Ha mindez az év utolsó heteire marad, az előkészítés az év végi zárásokkal, szabadságokkal és egyéb határidőkkel egyszerre terheli a HR és a pénzügy munkatársait.

Bérszámfejtési tender: az ár mellett a működést is vizsgálja

A bérszámfejtés minősége közvetlenül érinti a munkavállalókat. A pontos elszámolás és a határidőre történő bérfizetés ezért a szolgáltatóváltás alatt is alapvető elvárás. A tenderben érdemes tisztázni az adatátadás rendjét, a számfejtési határidőket, a kapcsolattartást és a helyettesítést, valamint a riportok és a TB ügyintézés körét.

A Niveus Payroll teljes körű bérszámfejtéssel, elektronikus bérjegyzékekkel és társadalombiztosítási kifizetőhelyi szolgáltatásokkal támogatja ügyfeleit. Dedikált szakértő és biztosított belső helyettesítés segíti a folyamatos működést, az összetettebb kérdések kezeléséhez pedig házon belül adózási és munkajogi szakértelem is rendelkezésre áll. Csapatunk 1000 fő feletti szervezetek kiszolgálásában is tapasztalattal rendelkezik.

Decemberi párhuzamos számfejtés: felkészülés a januári indulásra

A párhuzamos bérszámfejtés, vagyis a parallel payroll során a Niveus Payroll az átadott adatok alapján tesztszámfejtést végez, majd annak eredményeit összevetjük a meglévő számfejtés adataival. Így ellenőrizhetők a rendszerbeállítások, a bérek, a juttatások, a levonások és a kapcsolódó kimutatások. Az esetleges eltérések okait még az éles indulás előtt feltárjuk és rendezzük.

A 2027. januári induláshoz decemberre érdemes párhuzamos számfejtési ciklust tervezni, összetettebb működés esetén pedig már korábban megkezdeni a tesztelést. A decemberi béradatok rendelkezésre állását és a tényleges számfejtési időpontot ehhez előre össze kell hangolni a januári indulás feladataival.

Ehhez a szolgáltató kiválasztását, az adatátadást és a rendszer előkészítését is megfelelően kell ütemezni. Az őszi tenderindítás teremti meg az időt arra, hogy az ellenőrzések és az egyeztetések is beleférjenek a felkészülésbe.

Az átállás terheit szervezett folyamattal csökkentjük

A váltást sok vállalat azért halogatja, mert tart az adatátadás és a betanítás többletfeladataitól. A Niveus Payroll felkészült ezek kezelésére: az átvételt előre egyeztetett lépések, felelősök és határidők mentén szervezzük meg.

Felmérjük a jelenlegi működést, meghatározzuk a szükséges adatokat, ellenőrizzük az átvett állományokat és elvégezzük a tesztelést. Az ügyfél munkatársai végig tudják, milyen információra, mikor és kitől van szükség. Dedikált kapcsolattartónk támogatja az egyeztetéseket, hogy a HR számára is átlátható legyen a folyamat. A szervezett átvétel és a párhuzamos számfejtés együtt biztosítja a gördülékeny indulás szakmai alapját.

Könyvelőváltás: a zárás és az új év feladatait együtt kell tervezni

A könyvelés kiszervezésénél vagy a szolgáltatóváltásnál szintén fontos az őszi előkészítés. Már a megállapodás során tisztázni kell, ki végzi a 2026. évi zárást és készíti el a beszámolót, hogyan adják át a nyilvántartásokat, valamint milyen adatokkal és hozzáférésekkel kezd dolgozni az új szolgáltató. A felelősségek előzetes rögzítése segít megelőzni a párhuzamos munkát és az elmaradó feladatokat.

A Niveus könyvelési csapata dokumentált folyamatokkal, dedikált kapcsolattartással és belső helyettesítéssel támogatja ügyfeleit. A teljes körű könyvelés mellett magyar és angol nyelvű vezetői riportokkal, HAS- és IFRS-szakértelemmel, valamint igény szerinti adózási támogatással is rendelkezésre állunk.

Amennyiben a bérszámfejtést és a könyvelést egyaránt a Niveusra bízza, az adatátadás, a bérfeladások és a pénzügyi riportok rendje összehangoltan alakítható ki. Ez kevesebb külön egyeztetést jelenthet a HR és a pénzügy számára, miközben a vezetés egységesebb képet kap a vállalat működéséről.

Tervezze meg velünk a 2027-es indulást!

Kérjen díjmentes előzetes egyeztetést szakértőinktől! Áttekintjük a bérszámfejtési és/vagy a könyvelési igényeket, valamint az átállás lépéseit és időzítését, hogy vállalata felkészülten kezdhesse az új évet.